Dashboard laten maken? Voorkom deze 9 valkuilen!

Power BI dashboards zijn tegenwoordig populair om belangrijke informatie in één oogopslag weer te geven. Helaas kan er veel misgaan bij het (laten) maken van een dashboard. Dat is zonde, want alleen met een effectief en actiegericht dashboard kun je betere beslissingen nemen.

Hieronder bespreken we enkele valkuilen waar je op moet letten wanneer je een dashboard laat maken – en hoe wij bij Summix hiermee omgaan.

1) Te veel informatie in het dashboard

Veel bedrijven laten een Power BI dashboard bouwen vanuit de wens om ‘data uit verschillende systemen overzichtelijk in een overzicht te krijgen’. Dit klinkt aantrekkelijk, maar zou nooit het doel op zich moeten zijn. Deze benadering leidt al snel een wildgroei aan tabellen, grafieken en diagrammen. Met 12 KPI’s in een dashboard hebben gebruikers geen idee meer waar ze zich op moeten focussen. Hierdoor wordt het dashboard in de praktijk genegeerd. Beslissingen of acties die de organisatie vooruit zouden helpen, blijven uit.

Oplossing

Breng de hoeveelheid informatie terug door focus aan te brengen. Dit begint bij het bepalen van het doel van het dashboard. Start niet vanuit de data, maar vanuit de doelstellingen van je bedrijf of afdeling. Beantwoord vragen als: Welke KPI’s zijn cruciaal om deze doelstelling te bereiken? Welke context is daarbij nodig? Welke data hebben we hiervoor nodig?

Bij Summix starten we elk dashboard project met onze Data Quickscan, bestaande uit 2 workshops van 3 uur, om antwoord te krijgen op dit soort vragen.

2) Gebruikers niet betrekken bij de ontwikkeling van het dashboard

Raar maar waar: soms zien gebruikers en dashboard wanneer het volledig is afgerond. Dat is problematisch! De kans is dan groot dat ze het dashboard niet helemaal goed begrijpen. Bovendien voelen ze zich niet verbonden met het dashboard, omdat ze geen invloed hadden op de ontwikkeling ervan. Het dashboard voldoet niet aan hun wensen en verwachtingen en verdwijnt het dashboard in een digitale la. Zonde van de investering dus!

Oplossing

Breng van tevoren in kaart wie het dashboard zullen gebruiken en betrek hen vanaf het begin bij de ontwikkeling. Bij Summix laten we altijd enkele (eind)gebruikers deelnemen aan de Data Quickscan. Zo weten altijd goed wat hun eisen, verwachtingen en wensen zijn.

3) Slechte datakwaliteit

Incomplete of incorrecte data is een serieus probleem. Helaas worden er nog te vaak dashboards ontwikkeld zonder eerst te controleren of de datakwaliteit in orde is. Voor je het weet neemt iemand een belangrijke beslissing op basis van onjuiste informatie. Dit soort fouten leiden zo tot duizenden of zelfs tonnen aan schade.

Oplossing

Bekijk de data kritisch voor, tijdens en na het bouwen. Bij Summix komen we tijdens deze controles regelmatig fouten tegen. Denk goed na over hoe je omgaat met ontbrekende of inconsistente data: vul je dit aan of luist je deze data uit van de analyses bijvoorbeeld? Bedenk goed welke impact dit heeft op de rapportage. Het is ook verstandig om periodiek, bijvoorbeeld eens per kwartaal, de datakwaliteit opnieuw te controleren. Dit zal je hele organisatie ten goede komen!

Bekijk ook eens ons gratis document: Verhoog eenvoudig je Datakwaliteit: 10 checks & 3 tips!

4) Weinig aandacht voor ontwerp / User Experience

Eigenlijk werken er te weinig mensen met een grafische/UX achtergrond in het data vakgebied. Goed ontwerp is goud waard. En niet alleen omdat een aantrekkelijk uitziend dashboard vaker wordt geraadpleegd. Door fouten op gebied van ontwerp/UX kan een hoop misgaan:

• Chaotische lay-out: informatie is niet meer overzichtelijk / gebruikers weten niet waar ze naar moeten kijken, bijvoorbeeld omdat alles er hetzelfde uitziet of omdat er allerlei verschillende kleuren worden gebruikt.
• Kleuren hebben geen logische betekenis: bijvoorbeeld een positieve ontwikkeling is rood en een negatieve ontwikkeling is groen, of er is enkel gekozen voor kleuren uit het huisstijlhandboek omdat dit ‘mooi’ is of verplicht.
• Visualisaties matchen niet met de data of worden enkel gekozen omdat ze er ‘leuk’ uitzien (3d visualisaties, pie charts, verkeerslichten, gauge chart)
• In de basis zijn veel dashboards te druk: ontwerp en de hoeveelheid informatie leiden af van de kern.

Oplossing

Ga uit van less is more. Beperk de hoeveelheid informatie, kies voor logische en duidelijke visualisaties, en zorg ervoor dat elke visualisatie telt. Bij Summix besteden we veel aandacht aan ontwerp en user experience. Karim Tazmi, onze CTO, heeft in een ver verleden zelfs een grafische opleiding gevolgd!

5) Te weinig context

De context van de data en informatie in je dashboard is cruciaal. Aan alleen KPI’s zien zonder gerelateerde of achterliggende data, heeft niemand iets. Context is key! Zorg ervoor dat gebruikers ook ‘waarom’-vragen kunnen beantwoorden; waarom is iets lager of hoger dan vorige periode? Maak de relaties en verbanden tussen KPI’s, metrics en visualisaties zichtbaar.

Oplossing

Denk goed na over de informatie die nodig is om beslissingen te nemen. Voeg context toe met behulp van tekst, labels, en tooltips. Filteropties zijn ook je beste vriend. Geef duidelijk aan wat er mogelijk is binnen het dashboard, zodat gebruikers zelfstandig dieper in de data kunnen duiken. Train medewerkers in het gebruik van het nieuwe dashboard en in het algemeen op gebied van datageletterdheid.

6) Geen mobiele versie

Niet elk dashboard heeft een mobiele versie nodig. Denk hier echter wel over na voordat je een dashboard laat bouwen. Het is zonde om er later achter te komen dat de meeste gebruikers graag een mobiele versie hadden gewild. Een mobiele versie is handig wanneer medewerkers veel onderweg zijn en het dashboard regelmatig raadplegen. Voor een managementrapportage die maar één keer per maand wordt bekeken, is een mobiele versie minder belangrijk.

Oplossing

Bedenk van tevoren wie het dashboard gaat gebruiken, waar ze dit doen en hoe frequent. Beslis op basis hiervan of er een mobiele versie nodig is.

7) Geen duidelijke afspraken over dataverwerking, geheimhouding en security

Veel bedrijven hebben geen duidelijke afspraken over hoe data wordt verwerkt, bewaard en beveiligd. Dit kan leiden tot datalekken, misbruik van informatie en reputatieschade. Zeker wanneer een externe partij aan een dashboard gaat werken, is het belangrijk om hier scherp op te zijn.

Oplossing

Maak voordat je een externe partij een dashboard laat bouwen heldere afspraken over dataverwerking, geheimhouding en beveiliging. Bij Summix zorgen we er vóór de start van elk project voor dat we eerst een verwerkersovereenkomst en geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen. Ook hanteren we intern strikte veiligheidsprotocollen en voeren we regelmatige audits uit om de databeveiliging te waarborgen.

8) Geen onderhoud en updates

De eerste versie van een dashboard is zelden perfect. Tijdens het gebruik ontstaan er meestal nieuwe ideeën en wensen. Bovendien kunnen wijzigingen in koppelingen of databronnen bugs veroorzaken die tijdig moeten worden opgelost. Proactief monitoren van de datakwaliteit en functionaliteit (zoals bugs en de snelheid van het dashboard) is daarom geen overbodige luxe. Helaas vinden veel IT-partijen of interne datateams het interessanter om nieuwe dashboards te bouwen dan om bestaande dashboards goed te onderhouden. Een gemiste kans!

Oplossing

Bij Summix verzorgen we onderhoud aan dashboards via een SLA-overeenkomst. Zo weet je precies wat je van ons kunt verwachten. We reageren niet enkel op problemen of vragen, maar denken en handelen ook proactief mee.

9) Een dashboard door je stagiair of handige buurjongen in elkaar laten knutselen

Het bouwen van een effectief dashboard vereist expertise en ervaring. Het is te belangrijk om over te laten aan een onervaren person. Goedkoop kan uiteindelijk duurkoop blijken door inefficiëntie, fouten en gemiste kansen.

Oplossing

Zorg ervoor dat het ontwerp en de ontwikkeling van je dashboard worden uitgevoerd door ervaren professionals. Bij Summix beschikken we over een team van specialisten op gebied van Power BI en Microsoft Fabric. Bekijk ons team.

Conclusie

Het laten maken van een effectief Power BI dashboard vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Door valkuilen zoals te veel informatie, slechte datakwaliteit, gebrek aan context, en onvoldoende betrokkenheid van gebruikers te vermijden, wordt een dashboard een krachtig hulpmiddel voor betere beslissingen. Bij Summix zorgen we voor een gedegen aanpak met aandacht voor ontwerp, beveiliging, en onderhoud, zodat jouw dashboard optimaal functioneert en waarde toevoegt aan de organisatie. Maak vrijblijvend kennis!