Investeren in een dataplatform ja of nee? Zo maak je de business case

Voor veel ondernemers voelt investeren in een dataplatform als een sprong in het diepe. Je weet dat er waarde zit in je bedrijfsgegevens, maar kunt moeilijk inschatten wat een dataplatform concreet gaat opleveren. En dat maakt het spannend. Want wat als het uiteindelijk meer kost dan het oplevert?

We zien regelmatig dat organisaties hierdoor te lang wachten met het benutten van hun data. Zonde, want vaak blijkt achteraf dat er met een relatief kleine investering al snel grote waarde gecreëerd kan worden. In dit artikel laten we je zien hoe je een overtuigende business case maakt voor je data-project, zodat je met vertrouwen die eerste stap kunt zetten.

Wat is een dataplatform?

Een dataplatform is een soort centrale hub waarin data uit verschillende bronnen samenkomt. Denk aan je CRM-systeem, financiële administratie, voorraadbeheersysteem en marketingtools. Voordat de data in het dataplatform terechtkomt, wordt deze eerst opgeschoond en gestandaardiseerd. Zo kun je appels met appels vergelijken en krijg je betrouwbare inzichten.

In je dataplatform vind je dashboards, waarin je de voor jou belangrijke data real-time ziet en kunt analyseren. Geen gedoe meer met het handmatig verzamelen en verwerken van gegevens, het platform regelt dit automatisch voor je.

Je kunt een dataplatform zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Je kunt er bijvoorbeeld eerst één databron aan koppelen en dat later uitbreiden met meerdere databronnen. Zo groeit je platform mee met je behoeften.

Drie manieren waarop een dataplatform rendement oplevert

Investeren in een dataplatform levert op verschillende manieren rendement op. De een zichtbaarder dan de ander. Wil je een compleet beeld krijgen van de ROI? Dan zul je al deze manieren mee moeten nemen in je berekening:

1. Tijd besparen

Hoeveel uren per week besteedt jouw team nu aan het verwerken van data? 

Denk bijvoorbeeld aan je financieel manager die elke maand uren bezig is met het handmatig maken van maandrapportages in Excel. Of de marketingmedewerker die wekelijks gegevens uit verschillende kanalen moet verzamelen en samenvoegen voor een campagnerapport. Herkenbaar?

Door te investeren in een dataplatform automatiseer je deze terugkerende taken. Dat levert direct meetbare tijdswinst op. Een praktijkvoorbeeld: een klant van ons had acht medewerkers die fulltime bezig waren met het maken van complexe calculaties voor bouwprojecten. Door de informatiestromen te automatiseren (elementen uit de bouwtekening worden nu bijvoorbeeld automatisch gekoppeld aan de inkoopprijzen), konden twee van deze medewerkers worden vrijgespeeld voor andere taken.

De tijd die je bespaart door handmatige handelingen te elimineren, is een van de meest concrete en direct meetbare opbrengsten van investeren in data.

2. Je inkomsten verhogen en kosten verlagen

De tweede manier om rendement uit data te halen, is door je bedrijfsprocessen te optimaliseren op basis van nieuwe inzichten. Daarmee kun je zowel je inkomsten verhogen als je kosten verlagen.

Een paar voorbeelden:

• Gerichtere marketing en sales

Weet jij precies welke doelgroep het meest winstgevend is voor jouw bedrijf? Haal je meer omzet uit nieuwe klanten of nieuwe verkoop bij bestaande? Met goede analyses kun je je marketing- en salesactiviteiten richten op de segmenten die het meeste opleveren.

• Efficiënter gebruik van resources

Data helpt je om je resources efficiënter in te zetten. Een logistieke dienstverlener ontdekte na een grondige data-analyse bijvoorbeeld dat een deel van hun vrachtwagens regelmatig stilstond. Ze vonden het alleen spannend om deze vrachtwagens weg te doen, omdat ze wel nodig waren tijdens piekdrukte. Door onze analyse kwamen ze erachter dat extra capaciteit inhuren op piekmomenten veel goedkoper was. Ook met magazijnruimte kun je door slim gebruik te maken van data vaak veel efficiënter omgaan.

• Betere prijsberekeningen

Bij veel bedrijven wordt de prijscalculatie deels op onderbuikgevoel gedaan. Waardoor ze te laag offreren (en zichzelf te kort doen) of juist te hoog (waardoor ze opdrachten mislopen). Door data van vorige projecten te analyseren, kun je nauwkeuriger voorspellen wat nieuwe projecten gaan kosten, zodat je scherp kunt offreren, zonder jezelf in je voet te schieten.

3. Data inzetten als extra verdienmodel

De derde, meest geavanceerde manier is door data in te zetten als extra verdienmodel. Dit is niet voor elk bedrijf direct haalbaar, maar het biedt wel interessante perspectieven.

Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf dat realtime dashboards aanbiedt aan opdrachtgevers. Zodat die altijd inzicht hebben in de voortgang en kosten van hun project. Of een administratiekantoor dat klanten een realtime dashboard aanbiedt, waarin ze direct al hun belangrijke KPI’s terugzien.

Wat we keer op keer zien: als je met je data echt toegevoegde waarde biedt aan je klanten, zijn ze vaak bereid hiervoor te betalen. Het kan zelfs een onderscheidend vermogen zijn waardoor je niet alleen meer klanten aantrekt, maar ze ook langer aan je bindt. In een markt waar diensten steeds meer op elkaar lijken, kan data het verschil maken tussen 'gewoon nog een leverancier' en een onmisbare partner.

Je hoeft niet direct all-in te gaan

Een van de grootste misverstanden over dataplatformen is dat je meteen een groot, complex systeem moet optuigen. Dat is niet het geval. De meest succesvolle aanpak is juist om klein te beginnen en stapsgewijs uit te bouwen. In de praktijk zien we dat deze geleidelijke aanpak niet alleen financieel aantrekkelijker is, maar ook beter werkt voor de organisatie. Medewerkers kunnen wennen aan de nieuwe manier van werken en de organisatie leert gaandeweg hoe ze data optimaal kan benutten.

Zo kan die stapsgewijze aanpak eruit zien:

Begin met een eenvoudige data-export en analyse

De eerste stap is heel eenvoudig: exporteer bestaande data handmatig uit je systemen en maak een eerste analyse. Dit kan vaak al binnen enkele dagen waardevolle inzichten opleveren zonder grote investeringen.

Bijvoorbeeld: we trekken de data uit je CRM om te zien welke kenmerken je meest loyale klanten hebben. Of we nemen een export van je inkoopdata, combineren die met data over het aantal storingen en onderzoeken bij welke leveranciers je de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt. Zo’n eerste analyse levert vaak al concrete verbeterpunten op.

En het legt een mooie basis voor de volgende stap. Want wil je verder investeren in data? Dan weet je nu welke data interessant is om verder op in te zoomen. 

Automatiseer je datastromen stapsgewijs

De volgende stap is om niet langer met handmatige exports te werken, maar om je datastromen te automatiseren in een dataplatform. Dit doe je niet in één keer voor al je systemen, maar stapsgewijs. 

Wij beginnen vaak met één databron (degene die de meeste waarde oplevert). We maken bijvoorbeeld eerst een koppeling met je financiële systeem. Later voegen we koppelingen toe naar je CRM-systeem, je voorraadbeheersysteem of je urenregistratie.

Door stapsgewijs te werken blijft het overzichtelijk en kun je leren van elke stap.

Verdiep de analyses voor verdere optimalisatie

Naarmate je meer geautomatiseerde data beschikbaar hebt, kun je steeds diepere analyses maken. Je begint bijvoorbeeld met inzicht in welke klanten het meest winstgevend zijn. De vervolgvraag is dan: waarom zijn juist deze klanten winstgevend en hoe kunnen we meer van dit type klanten aantrekken?

Elk antwoord leidt tot nieuwe vragen, die je met data kunt beantwoorden. Zo ga je steeds een stapje verder.

Wij berekenen je mogelijke ROI graag voor je

Twijfel je nog over de waarde die een dataplatform voor jouw bedrijf kan opleveren? Dat begrijpen we. Daarom bieden we een laagdrempelige manier om te ontdekken wat er mogelijk is.

We beginnen met een verkennend gesprek waarin we jouw specifieke uitdagingen bespreken. Vervolgens maken we tijdens een Data Discovery van max. 1 dag een analyse van jouw data en informatiebehoeftes.. Op basis daarvan kunnen we al een indicatie geven van de mogelijke ROI.

Deze aanpak past bij onze filosofie: we willen eerst onze toegevoegde waarde bewijzen voordat we je vragen om grote investeringen te doen. Je kunt na de Data Discovery altijd besluiten om te stoppen of door te gaan.

Ook onze tools sluiten aan bij deze stapsgewijze aanpak. Zo kun je bijvoorbeeld 60 dagen gratis gebruikmaken van een trial-versie van Microsoft Fabric, zodat je zonder kosten kunt ontdekken wat deze tool voor jouw organisatie kan betekenen.

Door klein te beginnen en alleen door te gaan als je overtuigd bent van de meerwaarde, minimaliseer je het risico en maximaliseer je het rendement op je investering.

Wil je ontdekken wat data voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

‍