Hoe goed presteren jouw leveranciers eigenlijk? Zo vind je het antwoord

Als productie- of installatiebedrijf wil je de hoogste kwaliteit leveren aan je klanten. Maar die kwaliteit heb je helaas niet volledig zelf in de hand. Je bent voor een belangrijk deel afhankelijk van je leveranciers. Des te belangrijker dat zij optimaal presteren. Maar heb je eigenlijk wel goed zicht op hun prestaties? 

De meeste bedrijven hebben dat nauwelijks. Ze merken pas laat dat er structureel iets misgaat. Of ze hebben wel een onderbuikgevoel dat er iets niet klopt, maar kunnen dat niet onderbouwen met harde cijfers.

De oplossing? Ga strategischer om met je leveranciersdata. Zo krijg je meer inzicht in én grip op de situatie. In dit artikel laten we zien hoe je dat concreet aanpakt.

Sturen op vermoedens en onderbuikgevoel is vragen om problemen

Je vermoedt dat sommige leveranciers structureel te laat leveren. En die ene leverancier lijkt wel erg vaak kwaliteitsproblemen te hebben. Maar kun je dat ook hard maken? Waarschijnlijk niet. Want zoals bij veel productie- en installatiebedrijven, zitten ook bij jou de belangrijkste inzichten verstopt in mailboxen, losse Excel-bestanden en het geheugen van je medewerkers. Dat levert problemen op.

Je inkopers en planners verliezen kostbare tijd aan het verzamelen van informatie. Ze moeten verschillende systemen doorzoeken, oude mails opsporen en collega's raadplegen om een beeld te krijgen van de situatie.

Daarnaast maakt deze werkwijze het onmogelijk om op tijd bij te sturen. Als je na een half jaar pas ontdekt dat een leverancier structureel te laat levert, is het eigenlijk te laat. De impact op je eigen bedrijfsvoering is dan al groot. Bovendien is het lastiger om een leverancier aan te spreken op iets wat maanden geleden speelde.

Het gevolg? Je blijft te lang doormodderen met ondermaats presterende leveranciers. En dat heeft direct impact op je eigen dienstverlening. Want hoe kun jij je klanten optimaal bedienen als je zelf niet op je leveranciers kunt bouwen?

Creëer grip op je leveranciers met data

Dé manier om grip te krijgen op je leveranciers? Ga data verzamelen, slim visualiseren en strategisch inzetten. Dit is wat er dan gebeurt:

Je doorziet patronen direct

In één oogopslag zie je hoe leveranciers presteren op levertijd, kwaliteit en andere belangrijke KPI's. Je ziet direct als prestaties verslechteren en kunt nog bijsturen voordat het echt problemen oplevert. Ook zie je welke leveranciers juist uitblinken, zodat je daar meer zaken mee kunt doen.

Je kunt constructieve gesprekken voeren 

Met data sta je sterker in leveranciersgesprekken. Je kunt concreet laten zien wat er niet goed gaat en samen zoeken naar oplossingen. Geen welles-nietes discussies meer, maar constructieve gesprekken op basis van feiten. En natuurlijk kun je data ook gebruiken om goed presterende leveranciers te complimenteren. Dat komt de relatie ten goede.

Je gaat slimmer inkopen

Data helpt je ook om betere inkoopbeslissingen te maken. Je ziet bijvoorbeeld welke producten vaak problemen geven en kunt overwegen om over te stappen naar een alternatief. Of je ontdekt dat een iets duurder product uiteindelijk voordeliger is, omdat het minder serviceverzoeken oplevert.

Jouw eigen klanten worden blijer

Uiteindelijk draait alles om je klanten. Met betrouwbare leveranciers kun je je eigen beloftes waarmaken. Dat zorgt voor blijere klanten en een succesvoller bedrijf.

In drie stappen naar betere leveranciersrelaties

De stap naar datagedreven samenwerken met je leveranciers maak je niet in één keer. Het is een groeiproces waarbij je door verschillende fases gaat. Door deze fases te herkennen, kun je gerichter toewerken naar de volgende stap. In welke fase zit jij?

We leggen leveranciersdata nog niet centraal vast

Afspraken en contact met leveranciers verlopen vooral via mail en telefoon. Informatie zit verspreid over mailboxen en het geheugen van medewerkers. Daardoor is het lastig om patronen te herkennen en prestaties te beoordelen.

De volgende stap:
Bepaal welke prestatie-indicatoren echt belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Denk aan:

• Levertijden: hoe vaak wordt er op tijd geleverd?
• Kwaliteit: hoe vaak zijn er problemen met geleverde producten?
• Service: hoe snel worden problemen opgelost?
• Kosten: hoe ontwikkelen de prijzen zich?

Kijk welke data je nodig hebt om hier inzicht in te krijgen en leg die op een centrale plek vast. Dat kan een ERP-systeem zijn of een andere tool. Zorg dat data consequent en volledig wordt vastgelegd. Maak duidelijke afspraken over wie welke informatie registreert en controleer regelmatig of dit goed gebeurt. Je kunt beter klein beginnen met een paar belangrijke meetpunten die goed worden bijgehouden, dan alles willen meten en het maar half doen.

We leggen data vast en maken periodiek een analyse in Excel

Leveranciersinformatie wordt wel centraal vastgelegd, maar analyses gebeuren nog handmatig. Elke maand of elk kwartaal wordt er een export gemaakt die in Excel wordt geanalyseerd. Dit kost niet alleen veel tijd, maar zorgt er ook voor dat je pas laat kunt bijsturen.

De volgende stap:
Zorg dat inzichten makkelijk beschikbaar zijn voor de juiste mensen. Maak een dashboard waarin de data realtime wordt gevisualiseerd en die in een oogopslag laat zien hoe leveranciers presteren. Veel krachtiger dan een rapport dat eerst handmatig moet worden samengesteld. Zo kunnen inkopers en planners direct actie ondernemen als dat nodig is.

We hebben een dashboard waarin de data realtime wordt gevisualiseerd

Je hebt een overzichtelijk dashboard met realtime data en stuurt hier intern al op. Alleen gebruik je het dashboard nog niet in samenwerking met je leveranciers.

De volgende stap:
Gebruik het dashboard om de samenwerking met leveranciers te versterken. Deel relevante data, evalueer regelmatig en zoek samen naar mogelijkheden om te verbeteren.

Klaar voor jouw volgende stap?

Wij helpen je graag. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

‍